DATANORM, GAEB & Co. einfach erklärt: Welche Schnittstelle braucht dein Betrieb wirklich?

Sei ehrlich: Wenn dir jemand "DATANORM-Schnittstelle" ins Gespräch wirft, nickst du wahrscheinlich höflich und hoffst, dass niemand nachfragt. Kein Grund, sich zu schämen – die Begriffe sind bewusst sperrig, damit IT-Leute wichtig klingen. Lass uns das mal geradebiegen.

Die Kurzfassung: DATANORM, GAEB, DATEV und IDS Connect sind vier verschiedene "Übersetzer" zwischen deiner Software und der deiner Geschäftspartner. Welche davon du brauchst, hängt komplett davon ab, mit wem du wie oft Daten austauschst.

Was ist DATANORM?

DATANORM ist ein Standardformat, mit dem du Artikeldaten und aktuelle Preise direkt vom Großhandel in deine Kalkulation importierst – ohne alles von Hand abzutippen.

Stell dir vor, du bestellst regelmäßig bei denselben zwei, drei Großhändlern. Jedes Mal, wenn sich ein Preis ändert, müsstest du das eigentlich manuell in deiner Kalkulationssoftware nachpflegen. Mit DATANORM übernimmt eine Datei genau das automatisch – Artikelnummer, Bezeichnung, aktueller Preis, alles synchron. Für wen lohnt sich das? Für jeden Betrieb, der regelmäßig größere Materialmengen kalkuliert – Elektro, Sanitär, Metallbau, Bau.

Was ist GAEB?

GAEB ist das Standardformat für Leistungsverzeichnisse bei Ausschreibungen – damit du Angebote digital einreichen kannst, statt Papierberge zu wälzen.

Wer öfter bei Ausschreibungen mitbietet – gerade bei öffentlichen Auftraggebern oder größeren Bauprojekten – kommt an GAEB kaum vorbei. Die Ausschreibung kommt als GAEB-Datei rein, du kalkulierst deine Preise direkt in deiner Software dagegen und schickst dein Angebot im selben Format zurück. Ohne GAEB heißt das: Zahlen von Hand abtippen, Fehlerrisiko inklusive.

Was ist DATEV?

DATEV-Schnittstellen übertragen deine Rechnungs- und Lohndaten automatisch an deinen Steuerberater – kein Ordner-Hin-und-Her mehr am Monatsende.

Das kennt vermutlich jeder: Ende des Monats die Belege zusammensuchen, zum Steuerberater bringen oder hochladen, warten. Eine DATEV-Anbindung nimmt dir diesen Schritt ab, indem Rechnungen, Zeiterfassung und Lohndaten direkt strukturiert übergeben werden. Weniger Nachfragen, weniger Wartezeit, sauberere Buchhaltung.

Was ist IDS Connect?

IDS Connect ist eine Direktverbindung, mit der du Material direkt aus deiner Werkstattsoftware heraus beim Großhandel bestellst – ganz ohne Umweg über eine separate Bestell-Website.

Praktisch für Betriebe, die häufig kurzfristig Material nachbestellen müssen: Statt Website des Großhändlers zu öffnen, Artikel zu suchen und erneut einzutippen, bestellst du direkt aus deiner gewohnten Software heraus. Der Warenkorb wird quasi im Hintergrund mit übergeben.

Also, welche Schnittstelle brauche ich jetzt?

Ehrliche Antwort: Vermutlich nicht alle vier. Die meisten Betriebe profitieren am meisten von ein bis zwei davon – meistens die, die den größten manuellen Aufwand in eurem konkreten Arbeitsalltag ersetzen. Ein Elektrobetrieb mit viel Materialbestellung profitiert anders als ein Tischler, der hauptsächlich bei Kommunen mitbietet.

Und wenn meine Software gar nicht in der Liste steht?

Kein Problem. Diese vier sind die häufigsten, aber nicht die einzigen. Bei Zentara Solutions entwickle ich Schnittstellen individuell nach deinem tatsächlich vorhandenen System – wenn deine Handwerkersoftware ein anderes Format spricht, schauen wir uns das gemeinsam an, statt dich in eine Schublade zu pressen, die nicht passt.

Kurz zusammengefasst:

• DATANORM = automatischer Preis-/Artikelimport vom Großhandel
• GAEB = digitale Ausschreibungen und Angebote
• DATEV = automatische Übergabe an den Steuerberater
• IDS Connect = Direktbestellung beim Großhandel aus der eigenen Software
• Die richtige Wahl hängt von deinem Arbeitsalltag ab, nicht von der Anzahl der Buzzwords